Chapitre 3 : Paramétrage des modules 

​I. Configuration générale

Le premier niveau de configuration se réalise dans la partie Admin par un administrateur.

Les modules que l’on retrouve dans cette liste représentent les fonctionnalités que l’on retrouvera dans le livret des apprentis. 

Les modules sont les suivants : 

​1 - Activation / désactivation

Dans un premier temps, il sera possible d’activer ou de désactiver un module en cliquant sur le bouton modifier : 

Puis en activant ou désactivant le champ « actif » : 

Cela permettra de désactiver tout ce qui est en rapport avec ce module sur studea. 

​2 - Modifier l’intitulé

Dans le cas où un intitulé n’est pas assez parlant pour l’utilisateur, l’intitulé peut être modifié en cliquant au même endroit que pour l’activation ou la désactivation du module. 

​3 - Actif sur toutes les promotions 

Le filtre des modules servira notamment à définir si le module doit être présent sur toutes les formations ou sur des formations précises. 

Le bouton est le suivant :  

En désactivant le bouton “actif sur toutes les promotions, une nouvelle icône apparaît, pour sélectionner sur quelles formation le modules doit il être visible:

On aura ainsi 3 moyens d’ajouter les formations. 

Moyen 1 : En clochant individuellement 

Moyen 2 : En cochant toutes les formations

Moyen 3 : En cochant par organisme

​4 - Configuration de certains modules

Sur certains modules, on pourra trouver une icone paramétrage en bleu, permettant une configuration du module. 

La configuration des modules est accessible en cliquant ici : 

1. Configuration sur les questionnaires

On retrouvera dans cette configuration, la possibilité de modifier l’intitulé des questionnaires, l’affichage de l’année : 

La configuration de l’intitulé servira à modifier l’intitulé présent sur studea : 

​2. Configuration sur le module assiduité : 

L’ajout des motifs d’absence s’effectue donc dans cette configuration en cliquant sur la roue crantée :  

Il sera dès lors possible d’ajouter ou de modifier des absences. 

Les données à configurer afin de créer une absence sont les suivantes

le 2eme onglet servira à la configuration du module en masse comme l’activation des attestations de présence, le dépôt en ligne des justificatifs d'absence, ou activer la validation de l'émargement sur toutes ou certaines formations :

​

​3. Configuration sur le module des compétences : 

Il est possible de créer un paramétrage des compétences directement depuis l’admin, afin d’harmoniser ce module sur toutes les formations souhaitées

Une fois la configuration du module effectué on peut laisser le choix aux chargés de livret sur chaque promotion d'utiliser ce paramétrage ADMIN ou bien d'"obliger" l'utilisation de ce parametrage.

​4. Configuration sur le module du permis B : 

Cette configuration permet d’éditer un texte de présentation sur la demande d’aide au permis B visible uniquement par les alternants..

​5. Le module bulletin de note : 

Cette configuration permet d’ajouter des types d’examens que l' on pourra retrouver dans bulletin de note côté configuration d’une promotion.

​II. Configuration par promotion

Le deuxième niveau s’effectue par un administrateur ou un chargé de livret dans la configuration d’une promotion. 

La configuration par promotion permettra, dans le cas où un module est activé au niveau de la plateforme, d’activer ou de désactiver spécifiquement sur une promotion. 

On aura ainsi les mêmes configurations que sur la plateforme. 

Il sera possible de : 

• Renommer les modules  ⇨ bouton « modifier » crayon
• Déplacer l’ordre des rubriques  ⇨ garder la clique gauche de la souris sur le module et le déplacer 
• Rendre actif ou inactif  ⇨ bouton « vert »  

Les différents modules par promotions

Les modules, Questionnaires, compétences, assiduité et bulletin de notes sont détaillés sur des chapitres complets, explorons le reste:

échange de docs : permet de déposer un document sur une promotion, en affinant si on souhaite lier ce document directement à certains trinômes:

On trouve la catégorie: liste déroulante alimenter par le coté ADMIN dans> paramétrage > Catégorie de documents

• Le nom du document à renseigner
• Le fichier ou le lien du document.
• Trinômes: si aucun trinômes n ‘est coché le document sera visible par tous
• Visible par : quel membre du trinôme pourra visionner ce document :  tous ou sélection
• Intégrer le document au contenu du livret d'apprentissage : permettre que ce document fasse parti du livret pdf téléchargeable
• Document pédagogique: permet d’ajouter une catégorie par défaut, le document sera dans un onglet spécifique nommé document pédagogique
• Visible page d'accueil livret: sera visible dans un bloc document 
• Notification par email: les personnes sélectionnées recevront un email pour informer d' un nouveau document à consulter.

Messagerie : permet de converser avec les membre d’une même promotion:

On retrouvera en destinataires : Les apprentis, les tuteurs pédagogiques, tuteurs entreprise et les chargés de livret .

Bloc notes : permet d’ajouter des notes sous forme de post it 

Liens utiles : permet d’ajouter ici des ressources nécessaires aux membres du trinôme

Ils pourront être modifiés, et supprimés à tout moment. Ce module peut également être dupliquer sur d’autres promotions depuis “ LES DUPLICATIONS”

Cours : permet d’ajouter des unités ( catégories), puis des matières et enfin d’ajouter des cours à mettre à disposition des alternants

Ces cours seront accessibles par les membres du trinômes :  

Permis B : pas de paramétrage à faire ici, si le module est actif sur la promotion il sera visible avec un compte alternant seulement.

Vous pouvez incarner un alternant ( trinôme TEST) afin de tester ce module où vous retrouverez les champs de demande d’aide au Permis B. Le dossier sera envoyé au CFA lorsque toutes les pièces jointes seront déposées.

On retrouvera la liste de ces demandes afin d’effectuer le suivi dans > la liste des promotions > Gestion des aides permis B

​III - Le rendu  des modules dans la barre latérale FRONT

Pour les utilisateurs, le barre des menus sera donc différentes sur les promotions en fonction de la configuration que l’administrateur effectuera : 

Les intitulés des modules figurent en info-bulle : 

IV - Paramétrage et pilotage : 

Toujours dans le configuration par promotion on retrouve également ces blocs paramétrage et pilotage : 

Paramétrage > L’ Habillage 

Ce menu sert de présentation de la promotion, formation ou même du centre de formation, ici vous pouvez indiquer une présentation, les contacts, des partenaires, ou encore des informations importantes et préciser si vous souhaitez ajouter un bloc document sur l’accueil ( en plus des onglets).

Cette présentation pourra être faite sur une promotion ( précise ou modèle)  puis dupliquée sur d’autres promotions via le menu des DUPLICATIONS DES DONNÉES ( sur la liste des promotions) .

On retrouvera ces icônes de présentation sur les livrets en bas à gauche : 

Pilotage > tableau de bord

Pour que les chargés de livret ( pilote de formation) puissent suivre et accompagner les alternants, un tableau de bord permet d’avoir une vue d’ensemble sur les questionnaires et leur remplissage.

On y retrouve les icônes: 

•  sablier : indique que les signatures ne sont pas encore effectives
• • au clic sur le sablier une relance par email peut être envoyée ponctuellement 
• Les dates : indiquent que le questionnaire à été signé
• •  au clic sur cette date, la signature peut être annulée pour repasser en sablier
•   cadenas fermé : indique que les dates de fermeture sont passés 
• • au clic sur ce cadenas fermé permet la réouverture du questionnaire 
• cadenas ouvert : indique que le questionnaire à été réouvert 

d’autres actions sont possible depuis ce tableau tel que

• Ouvrir tous les cadenas d’un questionnaire en un seul clic :

Grâce au cadenas situé en haut de la colonne du questionnaire, celui ci permet de débloquer tous les cadenas de la colonne, les icônes à côté permettent l ‘export des réponses aux questions soit en pdf soit en excel .

• Dans les actions à droite les relances ponctuelles:

en sélectionnant le Type d'utilisateur, quels trinômes relancer et les questionnaires à relancer, le contenu du mail est paramétrable, attention de bien laisser les variables ( qui se trouvent entre les %).

Les trinômes ayant déjà signé ne seront pas concernés par cette relance.

Il est également possible d’effectuer des exports en Pdf et Excel, ou juste les dates de visite en entreprise via les boutons de gauche.

Mais aussi de figer  l'intitulé des catégories et questionnaires pour une meilleure lecture des informations.

V- Les documents partagés

De retour sur la liste des formations coté chargé de livret on accède aux:  documents partagés

À l'instar du module échange de doc que l on trouve sur la configuration d' une promotion, les documents partagés permettent d’importer des documents qui pourront être reliés à 1 ou plusieurs formations.

> Sélectionner les formations sur l' onglet formations