Chapitre 1- Utilisateurs  

I - Différents types de profil 

Le profil administrateur est celui qui dispose de tous les accès. Il peut : 

• Créer les utilisateurs (Administrateur, chargé de livret, trinôme) 
• Créer les formations
• Créer les questionnaires
• Créer les compétences

Le profil chargé de livret est un profil polyvalent. Il peut être à la fois tuteur pédagogique et chargé de livret. Il dispose d’une visibilité sur toutes les formations si l’administrateur lui accorde ces droits. 

En outre, il peut en fonction de ses droits : 

• Créer un utilisateur
• Créer les questionnaires 
• Créer les compétences
• Importer les trinômes 

On peut créer autant de sous profils chargé de livret que souhaité > configuration des profils , 

Exemple de profil chargé de livret : Gestionnaire assiduité, responsable pédagogique, chargé de relation entreprise. 

Le profil utilisateur dispose d’accès très restreint. Il est forcément rattaché à un trinôme. 

Il peut par exemple : 

• Signer des questionnaires
• Remplir ses compétences
• Envoyer des messages et des documents

1 - Connexion 

Cette partie ne concerne que les clients n’utilisant pas la connexion en SSO. 

1. Se connecter sur la plateforme

L’utilisateur se connectera via le mail de bienvenue ou le mail de réinitialisation de mot de passe ( Cf. partie modèle) 

L’utilisateur pourra ainsi définir son mot de passe. Le mot de passe doit contenir 12 caractères dont une lettre minuscule, une lettre majuscule, un chiffre et un caractère spécial.

En fonction de la configuration que le chargé de livret ou l’administrateur aura définit, l’utilisateur pourra se connecter : 

• Via son adresse mail 
• Via son identifiant ou mail 

Le chargé de livret devra également recevoir son mail de réinitialisation après création de son compte par l’administrateur. Il suivra la même étape que l’utilisateur et aura les mêmes prérequis pour se connecter. 

L’administrateur se connectera également sur la même URL avec un compte créé au préalable par un autre administrateur.

Point important : que ce soit pour l’utilisateur, le chargé de livret ou l’administrateur la première connexion nécessite une validation des données de sa fiche personnelle. Sans cette validation, ces 3 profils ne pourront pas accéder à Studea. 

1. Réinitialiser son mot de passe 

Il existe 3 moyens de réinitialiser son mot de passe ou le mot de passe d’un autre compte. 

Moyen 1 : Avant connexion 

En cliquant sur « mot de passe oublié ? » dans la page de connexion : 

Et en ajoutant son adresse mail dans le champ. 

Le message suivant s’affichera sur l’écran d’accueil afin de prévenir l’utilisateur qu’un lien de réinitialisation de mot de passe lui a été envoyé : 

Moyen 2 : par l’administrateur 

L’administrateur détient les droits lui permettant de réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur. 

Il pourra, dès lors, envoyer un mail en cliquant dans la partie Admin ⇨ Utilisateurs  ⇨ Régénérer et renvoyer les identifiants : 

Il disposera d’un bouton lui permettant de vérifier le dernier mail envoyé ainsi que le contenu du mail ici : 

Moyen 3 : par le chargé de livret

Au même titre que l’administrateur, le chargé de livret a la possibilité d’envoyer un mail de réinitialisation de mot de passe et de vérifier le contenu du dernier mail envoyé en cliquant dans la configuration de la promotion   trinômes  ⇨ Gérer l’envoi des identifiants : 

Le chargé de livret pourra sélectionner les utilisateurs qui recevront soit : 

• Le mail de bienvenu qui permet d’expliquer aux utilisateurs le but de la plateforme 
• ou le mail de réinitialisation de mot de passe

A savoir que les boutons d’action ne sont accessibles que lorsqu’au moins un utilisateur a été sélectionné. 

1. Le cas particulier du formateur 

Le formateur est un profil chargé de livret avec des droits spécifiques. Le droit nommé « formateur » permet notamment à un chargé de livret de remplir les compétences. 

Au même titre qu’un chargé de livret classique, le formateur devra donc suivre les mêmes étapes pour la réinitialisation de son mot de passe. Il pourra réaliser cette manipulation, soit manuellement, soit en demandant à l’administrateur de réinitialiser son mot de passe. 

1. Le cas des anti-spams

Dans le cas des entreprises avec une sécurité accrue, les mails en provenance de studea et en direction des adresses mails entreprise pourront ne peut pas être reçu. 

Dans ce cas-là, il faut : 

• Demander au tuteur entreprise de se rediriger vers son service informatique 
• Demander au tuteur entreprise de se connecter avec un ordinateur personnel
• Si le mail n’est pas reçu, le mail de réinitialisation de mot de passe peut être copié et collé pour ainsi être envoyé sur une adresse mail personnelle. 
• L’application mobile studea est également une solution

2 - Création : Utilisateur

1. Par l’administrateur 

L’administrateur, dans la partie admin, pourra créer des utilisateurs. On appelle utilisateur une personne faisant partie du trinôme. On retrouvera donc sous cette appellation, les apprentis, les tuteurs pédagogiques, les tuteurs entreprise et autres utilisateurs secondaires. 

Pour cela, l’administrateur devra se rendre dans la rubrique « Utilisateurs » : 

Puis, dans « Ajouter un utilisateur » : 

La première étape consiste à ajouter les informations principales.

Les 3 champs obligatoires sont les suivants : 

• Nom 
• Prénom 
• Adresse mail 

L’adresse mail est unique et ne peut donc être attribuée qu’à un seul compte. 

L’identifiant est généré automatiquement et il servira par défaut d’identifiant. 

La deuxième étape consiste à spécifier le type d’utilisateur. 

L’administrateur aura la possibilité de créer les 3 types d'utilisateurs. En fonction du type d'utilisateur, l’étape suivante sera différente.

• L’utilisateur : 

Il n’y a pas d’étape suivante dans le cas de la création de l’utilisateur. Il faudra le rattacher manuellement ou via le fichier d’import des trinômes cf.Chapitre 4 – Les trinômes). 

• Le chargé de livret : 

La prochaine étape consistera à rattacher le chargé de livret a un profil ainsi qu’à des formations . Cf.3 - Création :  Chargé de livret

• L’administrateur : 

Même chose pour la création d’un utilisateur, il n’existe pas d’étape suivante pour la création d’un administrateur. 

• Le rendu dans la page des utilisateurs : 

On retrouvera dans la liste des utilisateurs les 3 types d’utilisateurs ainsi que les formations rattachées 

si c’est un compte utilisateur (dans la colonne formations:)

1. Par le chargé de livret

Si son profil chargé de livret lui permet de créer des utilisateurs, une nouvelle option sera disponible sous l’appellation « Ajouter un utilisateur » dans l’onglet « trinôme » de la promotion concernée : 

Les champs sont cependant plus restreints que lors de la création d’un utilisateur par un administrateur. 

On retrouve ici les 3 champs :  nom, prénom et E-mail 

Dans le cas où l’utilisateur existe déjà dans la base de données, un message d’erreur s’affichera.

: 

3 - Création :  Chargé de livret

La création d’un chargé de livret se réalise via la rubrique « Utilisateur » par un administrateur. 

1. Le profil chargé de livret 

Avant la création d’un compte chargé de livret, il est nécessaire de créer le sous profil chargé de livret souhaité, ou utiliser le profil chargé de livret de base mis à disposition sur votre plateforme ( ayant toutes les permissions)

Pour rappel, Il est possible de créer des sous-profil chargés de livret qui pourront être : gestionnaire assiduité, responsable pédagogique ou même chargé de relation entreprise. 

La création de ce profil s’effectue 

en cliquant sur l’onglet « configuration des profils » :

Puis sur le bouton « Ajouter un profil » : 

Vous trouverez ensuite, le ou les profils créés, qu’il sera possible de modifier ou de supprimer en cliquant sur le picto « modifier » ou « supprimer »  :

1. Le rattachement du profil 

• La création et le rattachement

Après la création du profil, la création du compte chargé de livret peut être effectuée. 

Lors de la création du compte chargé de livret, il sera donc nécessaire de cliquer sur le profil chargé de livret : 

Le prochain onglet permettra de rattacher le compte à un profil chargé de livret ainsi qu’à des formations. 

Il faudra donc cocher le ou les formations concernées : 

Sélectionner le profil souhaité : 

Ajouter l’option « appliquer le profil sélectionné » :

Le compte chargé de livret sera ainsi créé : 

En cliquant sur le bouton « modifier », il sera possible de revenir sur la configuration et modifier le profil ou les formations rattachées : 

A savoir que des profils différents peuvent être attribués à un même utilisateur. 

Exemple : Imane ZERDAG, chargé de livret avec un profil nommé « Administrateur » sur une formation A mais avec un profil nommé « gestionnaire assiduité » sur une formation B. 

• Les formations

A partir de la liste des formations, un administrateur pourra voir la liste des chargés de livret qui y sont rattachées. 

Admin ⇨ Formations ⇨Les formations ⇨ cliquer sur les dates des Promotions  ⇨ onglet « chargés de livret » 

4 - Création : Utilisateurs secondaires

En plus des membres du trinôme (apprenti, tuteur pédagogique, tuteur entreprise), il est possible d’ajouter des utilisateurs secondaires dans la plateforme. 

Ces utilisateurs secondaires sont les suivants : 

• Responsable légal (parents 1 ou 2 )
• Tuteur pédagogique secondaire 
• Tuteur entreprise secondaire 
• Gestionnaire entreprise 

Cette partie ne concerne que l’ajout manuel. Il faudra donc nécessairement créer l’utilisateur avant de procéder aux étapes suivantes. 

Pour le rattachement via le fichier d’import des trinômes 🡺 Cf. 3 - Importer des trinômes

1. Le responsable légal

Pour rattacher un responsable légal à une trinôme, il faudra dans un premier temps cliquer sur l’icône « ajouter un membre au trinôme » : 

Puis ajouter les champs suivants : 

Le type d’utilisateur 🡺 Responsable légal 

L’utilisateur 🡺 l’utilisateur a ajouté en tant que responsable légal 

Nom du type d’utilisateur 🡺 le nom qui figurera dans studea 

1. Tuteur pédagogique secondaire

Même système que pour les responsables légaux, la manipulation se réalise au même endroit : 

Ici aussi, le modèle est le même, à la différence que le type d’utilisateur est le tuteur : 

1. Tuteur entreprise secondaire

Contrairement aux autres utilisateurs secondaires, les tuteurs entreprises sont reliés à un contrat. Par conséquent, l’ajout d’un utilisateur entreprise secondaire se fera donc au niveau du contrat : 

Dans l’onglet « informations contrat » puis le champs « Maître d’apprentissage secondaire » : 

1. Gestionnaire entreprise

Même procédure que pour le maître d’apprentissage secondaire, le gestionnaire entreprise devra être ajouté dans le contrat :

1. Le rendu 

On retrouvera dans la liste des trinômes tous les trinômes secondaires : 

Les utilisateurs auront également la possibilité de vérifier les utilisateurs secondaires en passant la souris sur les différents pictos. 

On retrouvera dans cette infobulle, le nom de l’utilisateur secondaire ainsi que le nom du profil. 

5 - Le cas spécial : ERP

Dans le cas des centres de formation ou des écoles utilisant un ERP, c’est-à-dire un logiciel interne permettant la gestion des contrats, l’import des trinômes et la création manuelle sur Studea ne sera pas possible. 

La synchronisation entre un ERP et Studea se fait à sens unique. Les membres du trinôme sont ainsi créés dans le logiciel et redescendent sur Studea après la synchronisation toutes les 24h.

Chapitre 2 – Les Formations 

Avant d’ajouter des formations il est important de comprendre la structure des données. 

Sur Studea, la structure est la suivante : 

1. Etablissement / Organisme / Institution
2. Composante (facultatif)
3. Formation
4. Promotion
5. Utilisateur
6. Groupes
7. Trinôme
8. Contrat

Le niveau le plus haut est donc l’organisme ou l’institution et le niveau le plus bas est le contrat. 

I - Ajouter des formations

Seul un administrateur a la possibilité d’ajouter des formations. Pour cela, il aura deux moyens de réaliser cette manipulation : 

• Soit manuellement 
• Soit via l’import des formations

Cette manipulation doit se réaliser dans la partie « Admin », rubrique « Formations », puis « les formations » 

1 - Ajouter manuellement des formations

Dans les boutons d’action, le bouton « créer une formation » permet d’en créer une manuellement : 

Une fenêtre permettant d’ajouter les informations de la formation s’affichera : 

Les éléments obligatoires sont les suivants : 

• Etablissement 
• Nom de la formation
• Durée du cycle de formation 
• Année

> à noter : les établissement et composantes ainsi que les niveaux de formation ( facultatif), les types de contrats ( facultatifs) sont à ajouter dans le menu formations : 

on peut voir ici 2 composantes dans l' établissement FERRY : 

2 - Importer des formations

L’import des formations se réalise au même endroit que la création manuelle des formations. 

Au niveau des boutons d’action, il faudra sélectionner « importer » : 

La première étape consiste à télécharger le modèle : 

Dans ce fichier, les éléments obligatoires sont les mêmes que lors de la création manuelle. 

On retrouvera donc : 

• NOM_ORGANISME
• NOM_COMPOSANTE (facultatif) 
• NOM_FORMATION
• DUREE_MOIS_FORMATION
• ANNEE_DEBUT_PROMOTION
• CODE_RNCP

La deuxième étape consiste à ajouter le fichier enregistré dans le champ « importer un fichier excel » et à enregistrer. 

Les formations seront ainsi automatiquement créées. 

II- Le cas spécial : ERP 

Dans le cas des centres de formation ou des écoles utilisant un ERP, c’est-à-dire un logiciel interne permettant la gestion des contrats, l’import des formations et la création manuelle sur Studea ne sera pas possible. 

La synchronisation entre un ERP et Studea se fait à sens unique. Cela signifie que les formations redescendent automatiquement de ce logiciel vers Studea. Il n’y a donc pas besoin de les créer manuellement. 

III- Archiver les formations 

1 - Archiver 

Il existe deux types d’archivage : l’archivage des formations et l’archivage des promotions. 

La formation peut-être archivée en cliquant sur le bouton « modifier » : 

Puis, activer le champs « formation archivée » :

 L’archivage de la promotion se réalise directement en cliquant sur la promotion concernée : 

Puis ici aussi en cochant la case « Promotion archivée » : 

ou en utilisant le bouton archivage dans les actions permettant un archivage en masse.

2- Retrouver les formations archivées

La liste des formations dans la rubrique « les formations » ne comporte que les formations actives. 

Pour retrouver ses formations archivées, il faudra cliquer sur le bouton « moteur de recherche » : 

Puis sur  tous ou oui : 

Les formations archivées seront de couleur rouge : 

3 – Le rendu 

Dans la partie « chargé de livret », on retrouvera donc la liste entière des formations qui ont été créés  

Les formations archivées seront visibles ici : 

Chapitre 3 : Paramétrage des modules 

1. Configuration générale

Le premier niveau de configuration se réalise dans la partie Admin par un administrateur.

Les modules que l’on retrouve dans cette liste représentent les fonctionnalités que l’on retrouvera dans le livret des apprentis. 

Les modules sont les suivants : 

1 - Activation / désactivation

Dans un premier temps, il sera possible d’activer ou de désactiver un module en cliquant sur le bouton modifier : 

Puis en activant ou désactivant le champ « actif » : 

Cela permettra de désactiver tout ce qui est en rapport avec ce module sur studea. 

2 - Modifier l’intitulé

Dans le cas où un intitulé n’est pas assez parlant pour l’utilisateur, l’intitulé peut être modifié en cliquant au même endroit que pour l’activation ou la désactivation du module. 

3 - Filtres 

Le filtre des modules servira notamment à définir si le module doit être présent sur toutes les formations ou sur des formations précises. 

Le bouton est le suivant :  

En désactivant le bouton “actif sur toutes les promotions, une nouvelle icône apparaît, pour sélectionner sur quelles formation le modules doit il être visible:

On aura ainsi 3 moyens d’ajouter les formations. 

Moyen 1 : En clochant individuellement 

Moyen 2 : En cochant toutes les formations

Moyen 3 : En cochant par organisme

4 - Configuration de certains modules

Sur certains modules, il sera nécessaire de les configurer avant de pouvoir les utiliser au niveau de la promotion. On trouvera le module des questionnaires et de l’assiduité notamment. 

La configuration des modules est accessible en cliquant ici : 

1. Configuration des questionnaires

On retrouvera dans cette configuration, la possibilité de modifier l’intitulé des questionnaires, l’affichage de l’année : 

La configuration de l’intitulé servira à modifier l’intitulé présent sur studea : 

1. Configuration de l’assiduité : 

L’ajout des motifs d’absence s’effectue donc dans cette configuration en cliquant sur la roue crantée :  

Il sera dès lors possible d’ajouter ou de modifier des absences. 

Les données à configurer afin de créer une absence sont les suivantes

le 2eme onglet servira à la configuration du module en masse comme l’activation des attestations de présence, le dépôt en ligne des justificatifs d'absence, ou activer la validation de l'émargement sur toutes ou certaines formations :

1. Le module des compétences : 

Il est possible de créer un paramétrage des compétences directement depuis l’admin, afin d’harmoniser ce module sur toutes les formations souhaitées

1. Le module du permis B : 

Cette configuration permet d’éditer un texte de présentation sur la demande d’aide au permis B visible uniquement par les alternants..

1. Le module bulletin de note : 

Cette configuration permet d’ajouter des types d’examens que l' on pourra retrouver dans bulletin de note côté configuration d’une promotion.

1. Configuration par promotion

Le deuxième niveau s’effectue par un administrateur ou un chargé de livret dans la configuration d’une promotion. 

La configuration par promotion permettra, dans le cas où un module est activé au niveau de la plateforme, d’activer ou de désactiver spécifiquement sur une promotion. 

On aura ainsi les mêmes configurations que sur la plateforme. 

Il sera possible de : 

• Renommer les modules  ⇨ bouton « modifier » crayon
• Déplacer l’ordre des rubriques  ⇨ garder la clique gauche de la souris sur le module et le déplacer 
• Rendre actif ou inactif  ⇨ bouton « vert »  

III - Le rendu 

Pour les utilisateurs, le barre des menus sera donc différentes sur les promotions en fonction de la configuration que l’administrateur effectuera : 

Les intitulés des modules figurent en info-bulle : 

Chapitre 4 – Les trinômes 

I- Ajouter des trinômes

Pour l’ajout de trinômes, que ce soit manuellement ou via l’import des trinômes, l’administrateur et le chargé de livret peuvent réaliser cette manipulation. 

L’ajout de trinôme s’effectue promotion par promotion. 

1 - Ajouter un groupe

Pour rappel, la nomenclature est la suivante : 

• Groupe
• Trinômes 
• Contrats

Par conséquent le contrat est forcément rattaché à un trinôme qui est lui-même rattaché à un groupe. 

Les groupes ont été créés afin de pouvoir différencier les différents types de contrats par exemple. 

Dans le cas où un CFA dispose de contrats d’apprentissage et de contrats de professionnalisation, il sera envisageable de créer deux groupes différents afin de rattacher les questionnaires à des groupes précis si nécessaire. 

Par défaut, les trinômes sont rattachés au groupe 1. Il sera permis de modifier l’intitulé de ce groupe ainsi que de lui attribuer des dates de début et de fin. 

Pour cela, il faudra cliquer sur le bouton « modifier un groupe » : 

Les dates de début et de fin serviront notamment à adapter les dates d’ouverture et de fermeture des questionnaires en fonction de ce groupe. 

2 - Ajouter manuellement un trinôme 

Le premier moyen consiste donc à ajouter un trinôme manuellement. 

Au préalable, il est nécessaire de créer les utilisateurs dans la rubrique « utilisateurs » afin de pouvoir les retrouver dans la liste des utilisateurs à ajouter. 

L’étape suivante consiste à ajouter ces utilisateurs en cliquant sur le bouton « Ajouter un trinôme ». Cet onglet est disponible uniquement dans la partie livret en cliquant sur la roue crantée de la promotion concernée. 

Dans l’onglet trinôme : 

Puis dans « ajouter un trinôme » : 

Il faudra donc sélectionner l’apprenti, le tuteur pédagogique et le tuteur entreprise dans la liste déroulante : 

Après avoir enregistré, le trinôme se créé automatiquement : 

3 - Importer des trinômes

Le deuxième moyen consiste à ajouter un trinôme en utilisant le fichier mise à disposition dans l’onglet « importer des trinômes » : 

Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle se trouve le modèle du fichier d’import des trinômes à télécharger : 

Ici, le fichier permettra de créer les trinômes ainsi que les contrats qui y sont rattachés si besoin. Ce fichier Excel doit respecter le nombre de colonne et ne doit en aucun cas être modifié, supprimé ou déplacé. 

A savoir que toutes les colonnes ne doivent pas obligatoirement être remplies :

- A minima, les informations de l’apprenti doivent être renseignées (nom, prénom et adresse mail) puisque le livret d’apprentissage est à destination de ce dernier.  

- Si le tuteur entreprise et le tuteur pédagogique n’ont pas encore été désignés, il sera possible de les renseigner via le fichier de mise à jour des trinômes (cf.III- Compléter le trinôme)

- Toutes les colonnes liées aux données de l’entreprise ne sont pas obligatoires à l’import, il est tout de même fortement conseillé d’ajouter l’entreprise. 

- Possibilité d’ajouter dans les dernières colonnes les informations des utilisateurs secondaires. 

Ce fichier permettra donc deux choses : 

- de créer un utilisateur dans le cas où il n’existe pas 

- de le retrouver dans la base de données s’il a été créé

Par conséquent, si par exemple dans la formation 1, le tuteur entreprise a été ajouté et qu’il est également tuteur entreprise d’un autre apprenti sur la formation 2, alors le fichier doit contenir les mêmes informations (nom, prénom, adresse mail). Dans le cas contraire, un doublon sera créé. 

Lorsque le fichier est rempli, il devra être importé en cliquant sur « Choisissez un fichier », les trinômes seront ainsi importés.  

II- Les actions sur le trinôme 

1 - Incarner les comptes

On parle d’incarner un utilisateur lorsqu’on souhaite se connecter à la place d’un utilisateur. 

Cette fonctionnalité est ajoutée par défaut pour les administrateurs. Elle est considérée comme un droit chargé de livret pour les chargés de livret. 

On retrouvera l’icône pour incarner à plusieurs endroits dans la plateforme. 

En se plaçant directement sur le trinôme et en cliquant sur l’icône : 

En incarnant les comptes à partir de la liste des trinômes : 

En incarnant les comptes à partir de menu utilisateur (seulement pour les admins) : 

2 - Retrouver les informations du contrat 

Pour ajouter un contrat ou pour visualiser un contrat, toutes ces actions se réalisent dans l’onglet « Gestion des contrats » au niveau du trinôme :

1. Ajouter un contrat 

Cet ajout ne doit se faire que pour les CFA ou écoles n’ayant pas d’ERP de gestion de contrats. 

On retrouvera deux onglets : 

• Les informations du contrat 
• Les informations de l’entreprise

Dans les informations du contrat, les éléments suivants pourront être saisis : 

1. La fiche entreprise

Il ne sera possible d’ajouter un deuxième contrat qu’à partir du moment où le premier contrat est en rupture et qu’une date soit ajoutée dans le champ « date de rupture ». 

1. Modifier le trinôme 

1 – Modifier un membre du trinôme

La modification d’un membre du trinôme s’effectue au niveau du bouton « modifier le trinôme » : 

Même contrainte que lors de la création d’un trinôme, l’utilisateur a ajouté doit être créé au préalable dans la liste des utilisateurs. 

On le retrouvera par la suite dans la liste déroulante : 

2 - Supprimer le trinôme

En cliquant sur le picto « poubelle », le trinôme sera supprimé. 

Attention, la suppression d’un trinôme entraîne la suppression des questionnaires signés. 

une poubelle rouge indique que des signatures sont effectives sur ce trinôme

A savoir que la suppression du trinôme n'entraîne en revanche pas la suppression de l’utilisateur. 

II- Le cas des ERP

Dans le cas des centres de formation ou des écoles utilisant un ERP, c’est-à-dire un logiciel interne permettant la gestion des contrats, l’import des trinômes et la création manuelle sur Studea ne sera pas possible. 

Dans certains ERP, par exemple Ypareo, la synchronisation ne fera redescendre que les apprentis et les tuteurs entreprises. Il sera donc nécessaire de mettre à jour ses trinômes en important manuellement ou via le fichier d’import des trinômes le tuteur pédagogique. (Cf. Mise à jour des trinômes)

III- Compléter le trinôme

1 - Via le fichier de mise à jour 

Le bouton « compléter vos trinômes » permet d’ajouter un membre du trinôme manquant : 

Par conséquent, le fichier Excel ne permet en aucun cas de modifier les informations déjà présents (nom, prénom ou adresse mail). Ce fichier est à télécharger en cliquant ici : 

2 - Manuellement

Même méthode que pour la modification du trinôme. Cf. III-Modifier le trinôme 

IV- Rendre inactif un trinôme

Chapitre 5 – Les questionnaires

On appellera questionnaire un ensemble de questions nécessitant la signature d’un ou des 3 membres du trinôme. Sous cette appellation, on trouvera une enquête de satisfaction, un règlement intérieur etc. 

L’administrateur dispose des droits totaux sur ce module. Le chargé de livret disposera des droits qui sont définis dans son profil. 

I – Le paramétrage du questionnaire

La nomenclature est la suivante : 

• La catégorie 
• Le questionnaire
• Le titre / question / grilles de réponse

Le degré le plus haut se trouve dans la catégorie et le degré le plus bas dans les titres, questions et grilles de réponse. 

1 - La création de catégorie

La première étape consiste donc à créer une catégorie afin que le questionnaire puisse lui être rattaché :

On ajoutera ainsi une année et un titre :

2 - La création du questionnaire  

1. Le paramétrage global

Après avoir créé une catégorie, il sera dès lors possible de créer un questionnaire. 

La création d’un questionnaire nécessite un titre, le rattachement à une catégorie, la visibilité du questionnaire, la signature du questionnaire et les dates d’accès du questionnaire. 

Le « visible par » permet de choisir quel profil voit le questionnaire en page d’accueil de son livret. 

Le « signé par » permet de spécifier les profils qui doivent signer le questionnaire. A ce stade, on ne spécifie toujours pas qui doit répondre à des questions mais bien qui doit appuyer sur le bouton « signer » du questionnaire. Lorsque le chargé de livret est coché, on pourra spécifier quel chargé de livret pourra signer le questionnaire.  

En ce qui concerne les dates d’échéances, il existe 3 moyens de les paramétrer : 

1. En utilisant les dates de groupe qui figurent au niveau des trinômes.
2. En utilisant les dates du contrat actif
3. En utilisant les dates d’accès similaires pour tous les profils. 
4. En utilisant les dates d’accès spécifiques à chaque profil. 

Signé par ..  permet de sélectionner quel profil devra signer ce questionnaire

b) Ajouter des options au paramétrage global

Après le paramétrage global du questionnaire, il convient de vérifier les données ainsi que d’ajouter des options facultatives supplémentaires.

On retrouvera donc le titre et les dates d’ouverture et de fermeture du questionnaire :

Les icônes de paramétrage : 

l'icône Informations : permet d’ajouter un code spécifique sur des questionnaires pour les regrouper lors d’un export ex : QUALITE25 ( ce code sera placé sur chaque enquête de satisfaction), la description format pdf permet l’ajout d un document pdf type explicatif ou règlement intérieur à signer

L'icône cadenas, les droits: permet de modifier les droites sur ce questionnaire, visible par, signé par, assignation à un groupe ou à des trinômes précis ( par défaut aucun trinôme n’est sélectionné = le questionnaire sera accessible à tous les trinômes.

L'icône horloge: échéances et relance : permet de modifier les dates d'ouverture et de fermeture du questionnaire en fonction des profils, les dates en gras sont à renseignées, date de complétude La date de complétude permet d'afficher une fausse date de fermeture aux utilisateurs mais le questionnaire restera ouvert jusqu'à la date de fermeture saisie dans les champs date. Les champs de relance permettent d’envoyer des relances automatiques à X jour avant la date de fermeture.

L'icône visite entreprise : permet de typer un questionnaire en visite entreprise et ajoute un champ date de visite entreprise sur le questionnaire , elle permet également de faire des exports de ces questionnaires spécifiques

L'icône notes : permet la notation global du questionnaire, avec un barème à renseigner, notes visibles par pour les questions simples, et notes des grilles visibles par pour les notations sur les grilles de question. ( plus d' information sur les notations des questionnaires cliquez ici)

L'icône paramétrage avancé : permet d’ajouter plusieurs option comme la comparaison avec un autre questionnaire qui à les mêmes questions ( en cours de développement sur la V3), passer le questionnaire en fiche vigilance (un type de questionnaire spécifique pour permettre de suivre les fiches vigilances dans un autre module, peut partager le brouillon: pour permettre d’enregistrer un brouillon de le partager aux autres membres répondants, cacher le bouton de signature, être copié par  pour permettre de renseigner plusieurs version du questionnaire, et utiliser la récurrence pour permettre de copier les questionnaire sur X jours en notant la fréquence de la récurrence.

L'icône Synthèse des notes : permet de faire un bilan sur les notations en sélectionnant plusieurs questionnaires notés.

 3 - Le paramétrage des questions

A. Ajouter un titre ( facultatif)

B. Ajouter un question simple 

C. Ajouter une grille de questions ( sous forme de tableau)

1. Ajouter un question simple 

Ajouter le titre de la question, et le type de réponse attendue : 

• Réponse courte: réponse texte monoligne
• Zone de texte: réponse texte multilignes
• Nombre : réponse numéraire attendue
• Liste déroulante: un seul choix possible parmis les valeurs ajoutées
• Choix unique : un seul choix possible parmis les valeurs ajoutées
• Choix multiples : plusieurs choix possibles
• Fichier : permet le dépôt d' un fichier
• Date : champs date
• Date et heure: champs date et heure

• La configuration de la question 

Ces boutons sont présents dans toutes les questions simples : 

• Répondant à la question ( en fonction des droits paramétrés dans l'icône cadenas) > qui doit répondre à cette question 1 à plusieurs personnes

• Dupliquer la question pour garder le paramétrage effectué sur cette question et gagner de temps sur les autres questions à créer
• Poubelle : supprimer la question

• Les paramètres avancés de la question

Obligatoire: Permet de savoir si la question est obligatoire par conséquent la réponse est obligatoire pour les répondants sélectionnés sur cette question

Infobulle : permet d’ajouter une notification au répondant ( pour le guider vers la réponse souhaitée) il faut noter dans le champ qui s’ajoute l indication:

1. Ajouter une grille de question 

Permet d’ajouter un grille de question sous forme d’un tableau

• Ajouter le titre de la grille 

• Ajouter le type ( de réponses attendues)

• Les options de cette grille : 

• Questions ouvertes: permettre aux répondants d’ajouter des lignes supplémentaires dans cette grille ( afin d’ajouter des questions)
• Commentaires autorisés : ajoute une colonne supplémentaire dans la grille pour permettre aux répondants d’ajouter un commentaire sur chaque ligne.

• Commentaires autorisés :  Possibilité de choisir le type des ces 2 paramètres en réponse courte ou une zone de texte qui sera plus large.
• Utilise les notes : ajoute une colonne supplémentaire à côté de chaque colonne dans la grille pour permettre de mettre la note correspondante à chacune de ces colonnes, un barème de la grille s’affiche en bas de celle-ci pour configurer le barème le grille complète, le coefficient et la note maximale.
• une indication : Le système de notation est activé sur cette question, veuillez également saisir le barème général du questionnaire en cliquant ici, nous indique de ne pas oublier le paramétrage de la notation globale du questionnaire complet depuis cette icône : dans le menu à droite

( plus d' information sur les notations des questionnaires cliquez ici)

Option dupliquer la grille, supprimer la grille, ajouter une infobulle, et rendre les questions obligatoires de la même façon que sur les questions simples, et la validation de la grille avec la coche check verte.

• Les colonnes : Ajouter le nom de chaque colonne, suppression de la colonne avec la poubelle rouge, et ajout de colonne grâce à l'icône “+” bleue

• Les lignes : Ajouter le nom de chaque ligne/question, suppression de la ligne avec la poubelle rouge, et ajout de ligne grâce à l'icône “+” bleue

l'icône qui remplit: pour permettre de 

sélectionner le ou les répondants 

à cette question

La duplication de la ligne permet de garder le paramétrage sur la ligne suivante pour un gain de temps, la poubelle pour la suppression de la ligne.

On retrouve également ici le paramétrage infobulle et question obligatoire.

1. La notation des questionnaires

Pour ajouter une notation sur un questionnaire, il faut ajouter via le paramétrage la notation sur les questions simples ou les grilles de questions souhaitées : via cette icône

Une fois ce paramétrage ajouté, sur chaque question il faut ajouter la notation.

exemple: sur une question simple avec liste déroulante, où vous avez indiqué des valeurs en chiffre il faut ajouter la notation qui correspond sur les champs qui se sont ajoutés : 

Il faut ensuite afficher la note sur le barème, le coefficient de cette question, et une note maximale autorisée.

Il faudra ensuite répéter ce paramétrage sur d' autres questions ( si c' est la même configuration, n’hésitez pas à dupliquer cette question, pour garder ce paramétrage).

Il en sera de même pour une question simple à choix unique : 

Si vous souhaitez utiliser la notation sur une grille de question, il suffit d’ajouter ce même paramétrage utilise les notes sur les grilles concernées  via cette icône

et ajouter la note correspondante à chaque colonne ( 1 valeur de colonne = 1 note)

Les notations de chaque question ( simple ou en grille) terminées, il faut ensuite effectuer le paramétrage Global du questionnaire, indiquer par cette note sur chaque question si ce n' est pas déjà fait :  Le système de notation est activé sur cette question, veuillez également saisir le barème général du questionnaire en cliquant ici

Vous pouvez cliquer directement sur cette alerte ou sur l’icone dans les paramètres de droite :

Une fois la fenêtre popup ouverte, vous pourrez indiquer la baréme GLOBAL du questionnaire ( entier),

indiquer par qui seront visibles ces notes sur les questions simples, et ou sur les grilles de questions:

Sur cet exemple, le questionnaire sera noté en globalité sur 20, et les notes seront visibles par tous sur les questions simples et sur les grilles de questions.

2 – Le rendu

On retrouve ici un type de questionnaire avec différentes questions : 

Figure également dans ce questionnaire la prévisualisation des questions. 

En usurpant le compte d’un utilisateur, le rendu est le suivant : 

Chapitre 6 – Les compétences 

Les étapes de configuration sont les suivantes :

• 1.Configuration du module  
• 2.Création / import des compétences :  bibliothèque des compétences à utiliser
• 3.Création des périodes, et liaison avec les compétences

Il existe deux moyens d’évaluer un apprenti. 

A : via le module des compétences. Les utilisateurs pourront remplir les compétences sur diverses périodes et visualiser une progression sur l ‘année. 

B : via le module des questionnaires.  Les utilisateurs devront ainsi remplir un questionnaire classique reprenant les compétences ( liaison entre le module des compétences et celui des questionnaires). La rubrique des compétences sera automatiquement remplie. Il sera également possible de créer plusieurs questionnaires à partir du même référentiel de compétence. 

1. La configuration

La première étape consiste à configurer le module.  

Cette configuration doit se réaliser promotion par promotion.  Un paramétrage via l’ADMIN pourra être fait et récupéré sur chaque promo.Le paramétrage est également duplicable sur d’autres promotions.

• La présentation du module 

Au même titre que les questionnaires, la présentation est en en-tête du questionnaire. 

• Utiliser le niveau requis pour acquisition

Si les libellés sont les suivants : Non acquis, en cours d’acquisition, Acquis, Expert, il sera possible de définir un des libellés comme niveau requis pour acquisition. Les libellés sont modifiables.

A ce niveau de la configuration, il ne sera possible que de définir si oui ou non on utilisera le niveau requis. Savoir lequel des libellés est requis est une configuration à réaliser par compétence.  

• Niveau maximum des compétences 

Cela représente le niveau maximum des libellés. S’il y a 3 libellés alors le niveau maximum est de 3. 

Exemple : Non Acquis, En cours d’acquisition, Acquis = 3

• Libellés des niveaux 

Les libellés des niveaux sont personnalisables. Ce sont les libellés sur lesquels l’apprenti sera évalué. 

• Valeur non évaluable 

Dans le cas où l’apprenti n’est pas évalué sur une compétence, il sera nécessaire de définir la valeur non évaluable. Cette étape ne concerne que les questionnaires notés qui ont été créés à partir des compétences. Cela signifie que dans le questionnaire, la colonne avec le libellé « Non Évaluable » disposera ou non d’une notation en fonction du paramétrage. 

• Libellé de la valeur non évaluable 

Ici aussi, ce paramètre ne concerne que les questionnaires. C’est à ce niveau-là qu’il faudra définir le libellé de cette valeur non évaluable. 

• Mode de calcul 

Dans le cas où deux questionnaires ont été créés à partir du même référentiel de compétence, il sera possible de définir si on souhaite avoir la note maximum des deux questionnaires ou alors la moyenne des deux notes.  

• Historique des saisies dans le PDF

Dans le module des compétences, dans le cas où il existe plusieurs saisies, on laisse la possibilité à l’administrateur de choisir s’il souhaite faire figurer la dernière note saisie ou tout l’historique dans l’export en PDF

• Preuves dans le PDF

Même paramétrage que celui de l’historique. Il sera dès lors possible de prendre en compte les preuves dans le PDF. 

• Renseigné par 

Étape très importante permettant de définir qui doit remplir les compétences. 

• Bilan final 

Le bilan final est facultatif et permet seulement de faire un filtre spécifique à un profil dans les exports. 

2 – Gestion des référentiels de compétences

Cette étape permet d’avoir une bibliothèque de toutes les compétences à utiliser. 

3 façons de créer des compétences pour constituer la bibliothèque: 

• 1- Importer des compétences via un fichier d’import:

créer un nouveau référentiel avec le “+”, et le nommer

cliquer sur importer des compétences

Télécharger le “modèle” puis le remplir, ensuite sélectionner le titre du référentiel vide que vous avez créé, et importer votre fichier modèle rempli puis enregistrer.

• 2- Importer le référentiel France compétence 

( nécessite l' ajout du titre RNCP sur le paramétrage de la formation côté > admin> liste des formations > crayon en bout de ligne pour modifier une formation > champ titre RNCP)

Dans le module des compétences cliquer sur “Importe le référentiel France compétence”

Confirmer l’import 

• Ajout à la main d’une catégorie puis d' une compétence

Tous les référentiels de cette bibliothèques sont 

modifiables, vous trouverez également les options:

dupliquer et supprimer.

Le plus “+”  permet d’ajouter autant de référentiel que souhaité

a- Ajouter une catégorie

La 1ére étape consiste à ajouter une catégorie en cliquant sur « ajouter une catégorie » : 

La catégorie sert à structurer les compétences, celle-ci doit être rattachée à un référentiel. 

Attention, la suppression d’une catégorie mène à la suppression de tout ce qui lui est rattaché, cela comprend les questionnaires, les questions et même les signatures. 

b-Ajouter une compétence

La 2éme étape consiste à ajouter une compétence. 

• La catégorie mère 

Le questionnaire doit être relié à une des compétences créées au préalable.

• Nom 

Le nom de la compétence sur laquelle l’alternant sera évalué. 

• Info bulle

Paramétrage non obligatoire permettant d’ajouter des informations supplémentaires pour aider les utilisateurs. 

• Niveau requis 

Si oui dans la configuration générale, c’est à ce niveau que l’on spécifie le libellé concerné. 

• Type de compétence

Informations supplémentaires non visibles aux utilisateurs. 

Exemple de type : savoir-faire, savoir-être, savoir 

• Joindre un justificatif 

L’apprenti peut ajouter un justificatif afin de confirmer qu’il a bien acquis la compétence. 

3- La création des périodes 

Lorsque le paramétrage est fait, que la bibliothèque des référentiels est complète, il faut relier une ou plusieurs périodes à un référentiel.

 La plateforme permet de créer plusieurs périodes en fonction du nombre de semestre / trimestre ou dans le cas où des groupes / apprentis ont des spécificités et ne sont pas évalués de la même manière. 

Ajouter une période “+” : 

Nommer la période, définir les dates d’ouverture et de fermeture de cette période : 

définir si celle-ci est accessible à tous ou bien seulement à 1 groupe ou à certain trinômes

( par défaut si rien n' est coché cette période sera accessible à tous les trinômes.)

Il sera possible de modifier les informations de la période ici : 

Il faut ensuite relier le référentiel à cette période

En sélectionnant l’un des référentiel de la bibliothèque

Puis les compétences souhaitées et enregistrer : 

4-Générer un questionnaire à partir des compétences

Il est possible de transformer des compétences en questionnaire afin d’avoir plus de souplesse sur le rendu souhaité ( ajout de question, ajout de commentaire, souplesse de notation,..)

  bouton : « générer un questionnaire à partir des compétences » : 

En cliquant sur le bouton, il sera possible de configurer comme sur un questionnaire ; 

Les éléments suivants sont automatiquement repris de la configuration du module au niveau des compétences : 

• Les droits 
• Les dates d’échéances

Le questionnaire sera ainsi créé et prêt à être enregistré : 

Il sera possible de le personnaliser en supprimant certains groupes de question ou même d’ajouter d’autres questions. 

Il sera également possible de modifier les coefficients de la compétence en cliquant

A terminer

5 – Le rendu

1-Module compétence 

Les utilisateurs pourront saisir les compétences dans leur espace. 

Au niveau de la période, l’infobulle et le sablier permettent de savoir si les compétences peuvent être saisis : 

La saisie se réalise ici : 

et s’enregistre à droite : 

2-Module questionnaires

Dans le cas où les compétences sont transformées en questionnaire, il faudra compléter les questionnaires, ce qui alimente automatiquement les niveaux dans les compétences : 

Les compétences reliées à ce questionnaire seront pré-saisies dans la rubrique des compétences ( et ne pourront pas être saisie manuellement) : 

Pour les compétences reliées à un questionnaire, ce message s'affiche.Il sera tout de même possible d’avoir dans ce même référentiel des compétences reliées à un questionnaire et des compétences à saisir directement dans le module des compétences.

Chapitre 7 – Les duplications 

Chapitre 8 – La gestion de l’assiduité 

La gestion de l’assiduité comprend la gestion des absences, la gestion du planning, ainsi que l'émargement. 

Ces rubriques ne sont pas interdépendantes et peuvent être utilisées indépendamment. 

Dans les deux cas, il est nécessaire de configurer le module au préalable. 

1-Configuration du module ( admin)

La configuration du module peut se faire en masse par un administrateur de la plateforme : 

dans module > assiduité : 

Dans la configuration bouton bleu:  

On retrouve 2 onglets : 

le premier: liste des motifs d'absence : listing des motifs d’absence ( possibilité de modifier avec le crayon de supprimer avec la poubelle et d’ajouter un motif d'absence avec le bouton vert).

Sur le 2ème onglet: on retrouve un listing de toutes les promotions avec une case à cocher pour les sélectionner et des actions à droite tel que: 

• Activer les attestations de présence
• Dépôt en ligne des justificatifs d'absence
• Activer la validation de l'émargement

> Sélectionner les promotions concernées > sélectionner les actions souhaitées à droite > enregistrer en bas de page >> des pastilles oranges s’affichent en fonction de vos choix enregistrés sur chaque promotion.

2- Configuration du module par promotion - chargé de livret

Coté chargé de livret: sur une promotion dans > configuration ( roue crantée):

modules : Assiduité

La configuration : 

Dans la configuration on retrouve des options à parametrer : 

Utilise les heures de planning pour le calcul des durées absences*

Cacher les heures dans le planning

Activer la vue unique du groupe sur l'emploi du temps

Activer les attestations de présence

Activer la validation de l'émargement

Activer les notifications d'attestation

Le Mode de vérification des dates

L’heure de début des cours (matin) et après-midi

Heure de fin des cours (matin) et apres midi

Dépôt en ligne des justificatifs d'absence (apprenti) qui permet aux apprentis de deposer eux meme le justificatif

Afficher les absences sur le planning

et les contacts de suivi de l’assiduité

3-Gestion du planning

1- Ajouter un évènement 

Il existe deux moyens d’ajouter un évènement manuellement : 

• Soit via le bouton « ajouter un événement » dans le bloc « Gestion du planning » 

• Soit en cliquant sur le bouton de droite de sa souris directement dans l’emploi du temps 

Que ce soit par le biais du bloc ou l’emploi du temps, la même fenêtre s’ouvrira : 

Les éléments obligatoires à l’ajout d’un événement sont les suivants :

• Titre
• Date
• Heure de début
• Heure de fin 

L’édition d’un événement s’effectue en cliquant sur le bouton droit de la souris : 

2- Lister le planning 

Il sera possible de visualiser le planning directement dans l’emploi du temps ou en cliquant sur le bouton « Lister le planning » : 

Les informations du planning peuvent être modifiées ou supprimées en cliquant sur le bouton modifier : 

Pour la suppression complète ou partielle du planning, il suffit de cocher : 

•  Au moins 2 cases du planning 

•  La case non reliée à un planning permet de sélectionner tout le planning 

3- Importer des événements

L’import des événements se réalise dans le bloc « gestion du planning » 

Ce fichier permet d’importer en une seule fois le planning (toutefois, il est possible de réaliser une récurrence manuellement). 

Le fichier est le suivant : 

Les éléments obligatoires sont les mêmes que lors de l’ajout manuel. 

L’ajout d’un évènement, se matérialise en bleu et en vert en fonction du type d’évenement sélectionné:

4-L’assiduité

1- ajouter une absence

L’ajout d’une absence sera depuis les bouton action de droite ou directement sur le planning en cliquant sur le jour avec le clic droit

La même fenêtre s’ouvrira avec le ou les apprentis à sélectionner, la date de début et de fin de cette absence, le motif, et enfin la case Absence justifiée:

Celle-ci est à sélectionner si le responsable de la formation estime que l' absence est justifiée et qu' il a reçu le justificatif ( dans les options il est possible de laisser l’apprenti ajouter lui-même son justificatif, puis au responsable de passer l’absence en : justifiée.

Des notifications peuvent être envoyées via cette même fenêtre pour prévenir d une absence.

2- Lister les absences : 

On retrouve la liste des absences : avec la colonne justification et les états : à vérifier, justifié ou en attente d’une pièce justificative : 

et plusieurs actions dans le bloc de droite : Ajouter une absence, importer des absences avec un tableau excel, et les exports en pdf ou tableau Excel de la liste complète ou par apprenti.

Toujours dans le bloc gestion de l’assiduité,

on retrouvera l’import des absences avec un tableau à remplir , la liste des attestations de présence avec les certificats à télécharger par mois, et le bouton notifications des attestations 

5-L’émargement

Dans les options si “activer la validation de l'émargement “est coché

et que le planning des cours est rempli, une pastille cliquable s’affiche et permet de définir les absents et les présents manuellement

Il suffit de glisser les alternants dans la colonne souhaitée puis de valider à droite

Il est également possible d’effectuer un émargement papier, simplement en téléchargeant le modèle, faire passer cette feuille d'émargement papier dans la salle de cours puis de les importer ici :

 Dans le cas où votre Centre de formation est lié à un logiciel de signature électronique d'émargement tel que EduSign, il est possible de récupérer les signatures. N'hésitez pas à nous solliciter si vous souhaitez plus d’informations.